Trabajar desde casa es una práctica que ha cobrado relevancia en los últimos años, se ha convertido en más que una simple alternativa y se ha transformado en una herramienta vital para la gestión eficiente de los equipos laborales y tiempos personales, teniendo en cuenta que hoy en día existen múltiples opciones de monetización de habilidades y conocimientos, las empresas buscan productividad, el Home Office emerge como una opción excepcional que no solo promueve la comodidad de los colaboradores, sino que también impulsa el rendimiento empresarial.

El concepto de trabajo remoto, u “oficina en casa”, permite realizar las tareas profesionales desde espacios alternativos, como el hogar, cafeterías, espacios de coworking, incluso otra ciudad o país. Este modelo, facilitado por la transformación digital y habilidades laborales, ha ganado popularidad entre empresas de todos los tamaños, desde gigantes corporativos hasta pequeñas y medianas empresas, pero, ¿Qué dicen las estadísticas sobre el Home Office?

Según datos de Global Workplace Analytics, aproximadamente el 3.4% de los trabajadores en Estados Unidos realizan sus labores desde casa al menos tres días a la semana. Además, un significativo 44% reporta que parte de su equipo trabaja completamente de forma remota. Desde 2010, el número de personas que adoptan esta modalidad ha aumentado en un asombroso 400%, evidenciando una clara tendencia hacia la flexibilidad laboral. la preferencia por el trabajo remoto también es notable entre los empleados. Según una encuesta realizada por Owl Labs a más de 1,200 trabajadores estadounidenses, el 62% trabaja de forma remota, incluso parcialmente, y un impresionante 99% elegiría el Home Office, al menos parcialmente, por el resto de su vida laboral si tuvieran la oportunidad.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de esta modalidad?

Entre las ventajas destacadas se encuentra la flexibilidad, donde los proyectos sustituyen a los horarios rígidos y la organización del empleado determina el éxito. Además, el ahorro en gastos de estructura, como electricidad e Internet, y la mejora en la calidad de vida al poder planificar el tiempo para actividades personales como cocinar o hacer ejercicio, son aspectos clave.

Sin embargo, el Home Office también presenta desafíos. La distancia geográfica entre profesionales puede generar retrasos en los procesos, mientras que la ausencia de un entorno regulado puede aumentar la procrastinación y las distracciones. Es esencial establecer estructuras de trabajo recomendadas y promover una comunicación efectiva para superar estas dificultades.

Para los gestores, dirigir equipos remotos implica implementar estrategias específicas, desde la selección cuidadosa de profesionales aptos para el trabajo remoto, hasta el establecimiento de reuniones semanales para mantener el contacto y la alineación de objetivos, cada paso debe estar orientado a maximizar la eficiencia del equipo.

 

Te indicaremos 5 consejos para triunfar laborando desde casa:

1. Establece un horario estructurado: Define claramente tus horas de trabajo y sé disciplinado. Esto te ayudará a mantener una separación saludable entre tu vida laboral y personal, así como a maximizar tu productividad durante las horas designadas para trabajar.

2. Crea un espacio de trabajo dedicado: Dedica un área de tu hogar exclusivamente para trabajar. Asegúrate de que sea un ambiente tranquilo y libre de distracciones, con una configuración ergonómica que favorezca la comodidad y la concentración.

3. Establece metas y objetivos claros: Define metas diarias, semanales y mensuales para mantener un enfoque claro en tus responsabilidades laborales. Prioriza tus tareas según su importancia y urgencia, y sigue un plan organizado para alcanzar tus objetivos de manera eficiente.

4. Comunica de manera efectiva: Mantén una comunicación clara y constante con tu equipo utilizando herramientas de colaboración en línea como Slack, Zoom o Microsoft Teams. Asegúrate de estar disponible para discutir proyectos, resolver dudas y mantener la cohesión del equipo, incluso estando físicamente separados.

5. Practica el autocontrol y la autodisciplina: El trabajo remoto requiere una mayor autodisciplina y autocontrol. Evita distracciones como las redes sociales, la televisión o las tareas domésticas durante tus horas de trabajo. Establece pausas regulares para descansar y recargar energías, pero mantén el enfoque en tus objetivos profesionales.

Herramientas ideales de comunicación en Home Office:

Slack es una plataforma de mensajería que posibilita la comunicación instantánea entre todos los miembros de un equipo, así como con sus superiores. Esta herramienta permite la creación de canales temáticos específicos, lo que facilita la organización de las conversaciones y garantiza que cada interacción quede registrada para futuras referencias.

Durante el trabajo desde casa, es fundamental mantener una comunicación constante y directa con cada integrante del equipo. Esto es crucial para estar al tanto del progreso de los proyectos, resolver rápidamente cualquier duda que pueda surgir y asignar nuevas tareas según sea necesario.

Además de la mensajería instantánea, Slack ofrece la opción de realizar videollamadas grupales. Esta función resulta especialmente útil para llevar a cabo reuniones virtuales, discutir informes y definir estrategias en colaboración con todo el equipo de manera eficiente.

Trello es una plataforma de gestión de proyectos es versátil y abarca diversas funciones, como la organización de tareas, la fijación de nuevos objetivos y la distribución de información entre los colaboradores mediante tarjetas. Estas tarjetas pueden contener una variedad de elementos, como texto, imágenes, videos, archivos adjuntos y fechas límite, lo que facilita la colaboración y el seguimiento del progreso del proyecto.

A través de su enfoque GTD (Getting Things Done), Trello te permite crear listas de tareas detalladas, desglosando cada actividad pendiente en ítems específicos por completar. Esto ayuda a garantizar una gestión efectiva de las responsabilidades y una mayor claridad en cuanto a los pasos a seguir.

Utilizando Trello, tendrás la capacidad de compartir todos los aspectos del proyecto con tu equipo, lo que permite una colaboración transparente y un seguimiento preciso de los avances realizados en cada etapa del proceso.

Sin duda, no todas las herramientas de comunicación son igualmente adecuadas para cada situación. Tomemos, por ejemplo, aplicaciones como WhatsApp y Telegram. Aunque son ampliamente utilizadas, también pueden representar una fuente constante de distracción. ¿Por qué? Porque la mayoría de nosotros estamos integrados en varios grupos de amigos y familiares en estas plataformas, lo que fácilmente puede desviar nuestra atención de nuestras responsabilidades laborales.

Es fundamental asegurarse de que durante el teletrabajo cada miembro del equipo esté plenamente comprometido con sus tareas. Utilizando las herramientas de comunicación adecuadas, puedes tener una visión clara de quién está realmente concentrado en su trabajo y quién podría estar distraído. Este aspecto es crucial para mantener la productividad y la eficiencia durante el trabajo desde casa.

 

Dominar la habilidad de asignar tareas de manera efectiva durante el trabajo desde casa es fundamental. A menudo, los gerentes de equipos enfrentan el desafío de comprender que la productividad de una empresa no se traduce simplemente en horas trabajadas.

Cuando el teletrabajo se convierte en una opción o una necesidad dentro de la dinámica laboral, es esencial reconocer que la eficiencia se mide mejor a través de la realización de tareas y el logro de objetivos.

Para adoptar este enfoque, es crucial establecer metas y objetivos claros en términos diarios, semanales y mensuales, como hemos mencionado previamente. Sin embargo, alcanzar resultados óptimos depende en gran medida de nuestra habilidad para asignar estas tareas de manera adecuada.

Una pieza clave del trabajo desde casa es permitir que cada miembro del equipo elija sus roles de vida. Con esta comprensión, podemos alinear a cada individuo con las metas y aspiraciones de la empresa, asignando las tareas —tanto las urgentes como las importantes— en función de sus habilidades y disponibilidad.

 

Elementos esenciales para establecer un ambiente de trabajo eficaz en el hogar

Los profesionales independientes están bien versados en estos elementos y herramientas, pero aquellos acostumbrados a trabajar en una oficina pueden no estar tan familiarizados. Aquí te presentamos lo esencial:

1. Dispositivo informático: No necesariamente tiene que ser diferente al de uso personal, aunque esto puede depender de las políticas de la empresa y las preferencias del empleado. Se recomienda tener una computadora portátil, a menos que el trabajo implique tareas de diseño que requieran mayor potencia.

2. Conexión a Internet estable: Mantenerse conectado es crucial, por lo tanto, es fundamental contar con un servicio de banda ancha confiable. Cada integrante del equipo debe tener un plan y un proveedor de internet de confianza que garantice estabilidad y rapidez en la conexión.

3. Periféricos: Todos los dispositivos necesarios para agilizar el trabajo, como ratón, teclado, impresora, escáner, cámara web, auriculares, entre otros, son parte de los recursos esenciales para el trabajo desde casa. En algunos casos, incluso se necesitarán dos monitores para facilitar la jornada laboral.

4. Mobiliario ergonómico: Una silla cómoda y ergonómica, un escritorio adecuado, estanterías y libros son fundamentales para aumentar la productividad durante las horas de trabajo. Proporcionar comodidad y funcionalidad es esencial para cumplir con las responsabilidades laborales de manera eficiente.

5. Acceso a software: Además de los dispositivos físicos, también es crucial tener acceso a software necesario, como correo electrónico, VPN, herramientas de mensajería, programas de copias de seguridad, entre otros. Todos los miembros del equipo deben contar con las herramientas adecuadas para realizar su trabajo, las cuales pueden ser supervisadas por los gerentes.

Estos elementos, junto con los materiales de oficina necesarios, una buena iluminación y un teléfono celular, son fundamentales para garantizar que el trabajo desde casa se realice de manera armoniosa y fluida.

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