¿Cómo crear un congreso digital?

Organizar un congreso virtual puede parecer desafiante, pero es esencial adaptarse a esta modalidad que ha ganado fuerza en los últimos tiempos. Aunque el formato híbrido sigue siendo ideal, el enfoque exclusivamente virtual es necesario mientras persistan las restricciones de aforo.

Los eventos virtuales ofrecen numerosas ventajas, como la eliminación de barreras geográficas y el ahorro de costos. Para llevar a cabo un congreso virtual con éxito, se requiere una plataforma intuitiva que incluya elementos como registro de usuarios, gestión de ponencias y espacios para patrocinadores.

 Adquisición de una Plataforma Virtual para tu Congreso en Línea:

Seleccionar la plataforma adecuada es crucial para el éxito de cualquier congreso virtual. La facilidad de uso es primordial, ya que no todos los participantes están familiarizados con entornos digitales complejos. Evita plataformas con exceso de información, ya que podrían dificultar la navegación y frustrar a los usuarios.

Una plataforma virtual eficaz debe incluir:

  •  Registro de usuarios según su rol: congresistas, ponentes, patrocinadores, etc.
  •  Gestión y recepción de comunicaciones, con espacio para preguntas y respuestas.
  •  Herramientas para crear y administrar ponencias, con capacidad para interactuar con los ponentes.
  • Espacios para presentaciones y debates.
  • Áreas dedicadas a los patrocinadores, con stands virtuales y logotipos corporativos.
  •  Foros y chats en vivo para interacción entre participantes y ponentes, ya sea durante transmisiones en vivo o grabadas.
  •  Sección para exhibición de pósters.
  •  Programación clara y detallada del congreso.

Creación de una Página Web o Landing Page

Una página web bien diseñada es esencial para promocionar tu evento virtual. Debe proporcionar información clara sobre el tema, el público objetivo y la forma de participar. La creación de una landing page efectiva es clave para atraer y comprometer a los asistentes, utilizando principios como A.I.D.A. (Atención, Interés, Deseo, Acción) para captar su atención y generar interés en la participación.

La página web debe incluir:

  •  Formulario de registro visible y fácil de usar.
  • Opciones de pago, como pasarelas seguras para tarjetas, transferencias bancarias o PayPal.
  •  Fechas y horarios destacados.
  • Programa detallado del congreso.
  •  Información sobre comités y ponentes.
  • Reconocimiento a los patrocinadores.
  •  Enlaces directos a redes sociales para mantener a los participantes informados y conectados.

Una vez registrados, los asistentes recibirán confirmación por correo electrónico con los detalles de acceso a la plataforma. La participación de todos en la plataforma es fundamental para la gestión eficaz del congreso.

Difusión del Congreso

Un plan de comunicación sólido es esencial para garantizar una alta participación en tu congreso virtual. Programa envíos de correos electrónicos y aprovecha las redes sociales para crear expectación y aumentar el interés en el evento. Utiliza herramientas de envío masivo de correos electrónicos y mantén a los participantes informados sobre plazos de registro, fechas límite para enviar comunicaciones, etc.

Estar familiarizado y actualizado con las herramientas digitales disponibles es fundamental para organizar un congreso virtual exitoso, y estas mismas herramientas son igualmente útiles para eventos presenciales.